Tietosuojakäytäntö

Newbody Suomi Oy, Antinkatu 3D, 00100 Helsinki
(”Newbody”) käsittelee henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti EU:n tietosuoja-asetus mukaan lukien.

"Me” ja ”meidän" jäljempänä viittaavat Newbodyyn sekä tavaramerkkeihin NEWBODY, SPICY DREAM ja HOME SEREMONIES.

1. EVÄSTETEKNIIKKA

Käytämme evästeitä sivustolla www.newbodyfamily.com (”Verkkosivusto”) analysoidaksemme, miten kävijät käyttävät verkkosivustoa ja palvelujamme. Tämän avulla optimoimme käyttäjäkokemuksen parantamalla sisältöä, navigointia ja rakennetta. Lue lisää evästeiden käytöstämme tästä.

2. MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?

Käsittelemme seuraaviin kategorioihin kuuluvien henkilötietoja. Kaikki henkilöt ovat osa myyntiketjua.

1. Ylläpitäjät eli ihmiset, jotka edustavat aatteellista yhdistystä tai koululuokkaa ja joilla on suora yhteys Newbodyyn. Ylläpitäjä on aina aikuinen henkilö, joka on yhteydessä myyntiryhmään – yleensä vanhempi, opettaja tai valmentaja – ja hän vastaa aatteellisen yhdistyksen tai koululuokan maksuista. Ylläpitäjä voi, aivan kuten myyjät, myydä Newbodyn tuotteita koululuokan tai aatteellisen yhdistyksen hyväksi. Katso kappaleista 3 ja 8–10 lisätietoja siitä, miten käsittelemme ylläpitäjän henkilötietoja.

2. Myyjät eli koululuokan oppilaat tai aatteellisen yhdistyksen jäsenet, jotka myyvät Newbodyn tuotteita loppuasiakkaille. Myyjät ovat usein alaikäisiä. Jokaisella myyjällä on oma henkilökohtainen myymälänsä Newbodyssa, jonne myyjä laittaa asiakkaidensa tilaukset. Katso kappaleista 4 ja 8–10 lisätietoja siitä, miten käsittelemme myyjien henkilötietoja.

3. Myyjien perheenjäsenet. Katso kappaleista 5 ja 8–10 lisätietoja siitä, miten käsittelemme myyjien perheenjäsenten henkilötietoja.

4. Loppuasiakkaat eli Newbodyn tuotteita joko suoraan ylläpitäjältä tai myyjältä Verkkosivuston kautta ostavat yksityishenkilöt. Katso kappaleista 6 ja 8–10 lisätietoja siitä, miten käsittelemme loppuasiakkaiden henkilötietoja.

5. Mahdolliset ylläpitäjät eli aatteellisen yhdistyksen tai koululuokan virallinen edustaja, joka voisi olla kiinnostunut myymään Newbodyn tuotteita ansaitakseen rahaa koululuokalle tai yhdistykselle. Katso kappaleista 7 ja 8–10 lisätietoja siitä, miten käsittelemme potentiaalisten ylläpitäjien henkilötietoja.

Voimme myös vastaanottaa sähköpostia ja muuta kirjeenvaihtoa, joka sisältää kolmansia osapuolia koskevia henkilökohtaisia tietoja, ja saatamme siksi käsitellä myös tällaisia henkilötietoja. Tarvittaessa ilmoitamme sinulle käsittelystä kolmantena osapuolena.

Voit lukea tästä tietosuojakäytännöstä kaiken, miten käsittelemme edellä mainittujen henkilökategorioiden henkilötietoja. Jotta voit helposti löytää henkilötietojasi käsittelevät tiedot, olemme jakaneet seuraavassa olevat tiedot kuhunkin henkilökategoriaan. Siksi riittää, että luet edellä ilmoitetut kappaleet, jotka on mainittu kutakin henkilökategoriaa varten. Jos esimerkiksi olet Newbodyn tuotteiden myyjä ja haluat tietää enemmän henkilötietojesi käsittelystä, riittää, että luet jäljempänä olevat kappaleet 4, 8, 9 ja 10.

3 MITEN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI YLLÄPITÄJÄNÄ

3.1 Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietojasi ylläpitäjänä:

– nimi

– yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

– asiakasnumero

– tiedot edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta

– tiedot omista ja myyjiesi myynneistä

– tiedot yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa esimerkiksi puhelimitse, Facebookin ja Instagramin kautta samoin kuin nauhoitetut puhelinkeskustelut ja chat-keskustelut

– IP-numero

– henkilötunnus

– maksutiedot ja maksuhistoria

– mahdolliset maksulaiminlyönnit ja -muistutukset

– tiedot Verkkosivustomme ja palvelujemme käytöstäsi.

Mikäli emme saa edellä mainittuja henkilötietoja suoraan sinulta, saamme ne tietoomme maksumuistutustarkistuksen yhteydessä tai hankkimalla ne koulusi tai aatteellisen yhdistyksesi verkkosivustolta tai virallisesta tietorekisteristä.

3.2 Miksi ja minkä oikeusperustan mukaisesti käsittelemme henkilötietojasi?

Asiakassuhteiden, tilausten ja verkkomyymälöiden hallinnointia varten

Käsittelemme nimiä, yhteystietoja, tietoja edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta, tietoja yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa, tietoja omista ja myyjiesi myynneistä, tietoja palvelujemme käytöstäsi sekä IP-numeroja voidaksemme hallinnoida sinua koskevat tilauksia, palautuksia ja verkkomyymälöitä tai edustamaasi koululuokkaa tai aatteellista yhdistystä ja voidaksemme muuten täyttää velvoitteemme asiakkaita kohtaan. Tähän sisältyy muun muassa mahdollisuus sinulle ja myyjillesi luoda myymälöitä ja pitää ne (mukaan luettuna tiedot myynneistänne ja loppuasiakkaistanne) tulevia myyntejä silmällä pitäen sekä mahdollisuus tilata ja myydä Newbody-tuotteita ja mahdollisuus meille katsoa ja lähettää tilausvahvistuksia ja ilmoituksia toimituksen tilasta ja toimitusongelmista esimerkiksi tekstiviestitse. Lisäksi meillä on mahdollisuus paketoida ja toimittaa tilatut tuotteet, tarjota tukea ja vastata kysymyksiisi. Henkilötietojesi käsittelymme oikeusperustana on tässä osiossa se, että käsittely on välttämätöntä voidaksemme toteuttaa sopimuksemme kanssasi tai ryhtyä toimenpiteisiin ennen sopimuksemme solmimista. Jos et toimita edellä mainittuja henkilötietoja, emme pysty tarjoamaan ja toimittamaan sinulle palvelujamme ja tuotteitamme tai muuten täyttämään sinuun kohdistuvia velvoitteitamme.

Voidaksemme tehdä luottotarkistuksia, jotta voimme hyväksyä sinut ylläpitäjäksi

Meille on erittäin tärkeää varmistaa, että sinä edustamasi koululuokan tai aatteellisen yhdistyksen maksuvastuussa olevana ylläpitäjänä pystyt maksamaan tavarat ja ennen kaikkea vastaat myyntivoittojen perillemenosta yhdistykselle tai luokalle. Siksi käsittelemme nimiä, henkilötunnuksia, maksuhistoriaa sekä tietoja mahdollisista maksulaiminlyönneistä ja maksumuistutuksista voidaksemme suorittaa sinua koskevan maksumuistutustarkistuksen ennen kuin voimme hyväksyä sinut ylläpitäjäksi. Henkilötietojesi käsittelymme oikeusperustana tätä tarkoitusta varten on se, että käsittely on välttämätöntä voidaksemme toteuttaa luottosopimuksemme kanssasi tai ryhtyä toimenpiteisiin ennen sopimuksemme solmimista.

Toimintamme laadunvarmistusta varten

Käsittelemme nimiä, yhteystietoja, tietoja edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta, tietoja palvelujemme käytöstäsi, tietoja yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa mukaan luettuna nauhoittamamme puhelinkeskustelut voidaksemme varmistaa toimintamme laadun, tehdä asiakastutkimuksia, optimoida Verkkosivuston ja palvelumme sekä voidaksemme kouluttaa henkilöstöämme. Keskustelujemme kirjaaminen, Verkkosivustoon ja palveluihimme kohdistuvan käyttösi seuranta ja henkilötietojesi käsittely asiakastutkimusten suorittamiseksi pohjautuu siihen oikeudelliseen perustaan, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeutetun intressimme täyttää tarpeesi, tarjota sinulle parasta mahdollista palvelua ja kehittää liiketoimintaamme. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi.

Kampanjoita ja kilpailuja varten

Käsittelemme nimiä, yhteystietoja, tietoja edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta ja tietoja omista ja myyjiesi myynneistä voidaksemme mahdollistaa mukanaolosi kampanjoissamme ja kilpailuissamme ja jotta voit siten voittaa hienoja palkintoja edustamallesi aatteelliselle yhdistykselle tai koululuokalle. Luomalla verkkomyymälän ja käynnistämällä Newbodyn tuotteiden myynnin edustamasi aatteellinen yhdistys tai koululuokka on automaattisesti mukana kilpailemassa muiden aatteellisten yhdistysten ja koululuokkien kanssa hienoista palkinnoista, jotka jaetaan myyntien perusteella. Henkilötietojesi käsittelymme oikeusperustana tätä tarkoitusta varten on se, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeutetun intressimme järjestää kampanjoita ja kilpailuja sinua, edustamaasi koululuokkaa tai aatteellista yhdistystä varten sekä muita asiakkaita varten. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi.

Markkinointia varten

Käsittelemme nimiä, yhteystietoja, IP-numeroita, tietoja edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta ja tietoja omista ja myyjiesi myynneistä voidaksemme ottaa sinuun yhteyttä ja tarjota sekä markkinoida palvelujamme sinulle ja edustamallesi koululuokalle tai aatteelliselle yhdistykselle. Voimme myös lähettää sinulle relevantteja markkinointitarjouksia muun muassa uutiskirjeiden, katalogien ja kampanjatarjousten muodossa sosiaalisen median kautta, sähköpostitse, tekstiviestitse ja postitse. Henkilötietojesi käsittelymme oikeusperustana tätä tarkoitusta varten on se, että suostuessasi käsittelyyn ilmaiset tukevasi paikallista yhdistystä tai koululuokkaa vastaanottamalla uutiskirjeemme ja/tai katalogimme tai se, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeutetun intressimme markkinoida tuotteita ja palveluja, joiden uskomme kiinnostavan sinua. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi. Jos olet kieltäytynyt markkinointiviesteistämme, emme luonnollisesti lähetä niitä sinulle.

Kirjanpitoa varten

Kirjanpidollisia tarkoituksia varten käsittelemme tietoja tapahtumista, joiden osapuolina ovat me ja sinä ylläpitäjän ominaisuudessa sekä maksuista vastaavana niiden tilausten osalta, jotka ovat sinun ja myyjiesi tekemiä. Siksi käsittelemme nimiä, yhteystietoja, asiakasnumeroita ja maksutietoja. Henkilötietojesi käsittelymme oikeusperustana tätä tarkoitusta varten on se, että käsittely on välttämätöntä täyttääksemme Newbodyyn kohdistuvan oikeudellisen velvoitteen.

4 MITEN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI MYYJÄNÄ

4.1 Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Käsittelemme seuraavia henkilötietojasi myyjänä:

– nimi

– yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero (mikäli olet antanut nämä tiedot käyttöömme)

– syntymävuosi ja/tai ikä,

– perheenjäsentesi yhteystiedot (mikäli olet antanut nämä tiedot käyttöömme)

– tiedot ylläpitäjästä ja edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta

– IP-numero

– tiedot myynneistäsi

– tiedot Verkkosivustomme ja palvelujemme käytöstäsi.

Mikäli emme saa edellä mainittuja henkilötietoja suoraan sinulta, saamme ne tietoomme pyytämällä sinua edustavalta ylläpitäjältä ja edustamaltasi koululuokalta tai aatteelliselta yhdistykseltä.

4.2 Miksi ja minkä oikeusperustan mukaisesti käsittelemme henkilötietojasi?

Voidaksemme tarjota palvelujamme sinulle

Jotta voimme tarjota palvelujamme sinulle, käsittelemme nimeäsi, yhteystietojasi ja/tai perheenjäsentesi yhteystietoja sekä tietoa syntymävuodestasi varmistaaksemme, että olet joko tarpeeksi vanha tekemään sopimuksen kanssamme henkilökohtaisesta myymälästäsi tai että sinulla on holhoojan suostumus tähän. Oikeusperustana käsittelyämme varten on se, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeutetun intressimme solmia sopimus kanssasi tarvitsematta ensin ottaa yhteyttä holhoojaasi. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi. Mikäli emme saa edellä mainittuja henkilötietoja, meillä ei ole mahdollisuutta tarjota palvelujamme, toimittaa tuotteitamme tai muuten toteuttaa sinuun kohdistuvia velvoitteitamme.

Asiakassuhteiden, tilausten ja verkkomyymälöiden hallinnointia varten

Käsittelemme nimiä, yhteystietojasi ja/tai perheenjäsentesi yhteystietoja, tietoja edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta ja ylläpitäjästä, IP-numeroista, tietoja yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa, tietoja palvelujemme käytöstäsi ja tietoja myynneistäsi voidaksemme hallinnoida henkilökohtaista myymälääsi, tilauksiasi ja palautuksiasi ja muuten täyttääksemme sinuun kohdistuvat velvoitteemme myyjänä. Tähän sisältyy muun muassa mahdollisuus sinulle luoda henkilökohtainen myymäläsi ja pitää se (mukaan luettuna tiedot myynneistäsi ja loppuasiakkaistasi) tulevia myyntejä silmällä pitäen sekä mahdollisuus tilata ja myydä Newbody-tuotteita ja mahdollisuus meille katsoa ja lähettää tilausvahvistuksia sekä paketoida ja toimittaa tilatut tuotteet, tarjota tukea ja vastata kysymyksiisi. Henkilötietojesi käsittelymme oikeusperustana on tässä osiossa se, että käsittely on välttämätöntä voidaksemme toteuttaa henkilökohtaista myymälääsi käsittelevän sopimuksemme kanssasi tai ryhtyä toimenpiteisiin ennen sopimuksemme solmimista. Jos et toimita edellä mainittuja henkilötietoja, emme pysty tarjoamaan sinulle palvelujamme ja toimittamaan tuotteitamme tai muuten täyttämään sinuun kohdistuvia velvoitteitamme.

Toimintamme laadunvarmistusta varten

Käsittelemme nimiä, yhteystietoja, tietoja edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta, tietoa Verkkosivuston käytöstäsi, tietoja palvelujemme käytöstäsi, tietoja mahdollisesta yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa mukaan luettuna nauhoittamamme puhelinkeskustelut voidaksemme varmistaa toimintamme laadun, optimoida Verkkosivuston ja palvelumme sekä voidaksemme kouluttaa henkilöstöämme. Kanssasi käytyjen keskustelujen tallentaminen, Verkkosivuston ja palveluidemme mahdollisen käytön seuranta sekä henkilötietojesi käsittely asiakastutkimusten tekemiseksi toteutetaan sen oikeuperusteen pohjalta, että käsittely on välttämätöntä oikeutetun etumme kannalta: voidaksemme vastata tarpeisiisi, tarjota sinulle parasta mahdollista palvelua ja kehittää liiketoimintaamme. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi.

Kampanjoita ja kilpailuja varten

Käsittelemme nimiä, tietoja palvelujemme käytöstäsi, tietoja mahdollisesta yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa, tietoja edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta ja tietoja omista ja joukkuetovereidesi myynneistä voidaksemme mahdollistaa mukanaolonne kampanjoissamme ja kilpailuissamme ja jotta voitte siten voittaa hienoja palkintoja edustamallesi aatteelliselle yhdistykselle tai koululuokalle. Luomalla myymälän ja käynnistämällä Newbodyn tuotteiden myynnin olette automaattisesti mukana kilpailemassa muiden aatteellisten yhdistysten ja koululuokkien kanssa hienoista palkinnoista, jotka jaetaan myyntienne perusteella. Henkilötietojesi käsittelymme oikeusperustana tätä tarkoitusta varten on se, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeutetun intressimme järjestää kampanjoita ja kilpailuja sinua ja muita asiakkaitamme varten. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi.

Ei markkinointia varten!

Emme käsittele henkilötietojasi markkinointia varten vaan lähetämme markkinointiviestejä vain ylläpitjälle, potentiaalisille ylläpitäjälle ja loppuasiakkaille.

5 MITEN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI MYYJÄN PERHEENJÄSENENÄ

5.1 Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietojasi myyjän perheenjäsenenä:

– nimi

– yhteystiedot, kuten paikkakunta, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

– perheenjäsenesi tiedot, kuten ikä, syntymävuosi ja tiedot siitä, mihin yhdistykseen ja koululuokkaan hän kuuluu ja minkä ylläpitäjän alaisuuteen

– tiedot mahdollisesta yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa esimerkiksi puhelimitse, Facebookin ja Instagramin kautta samoin kuin chat-keskustelut ja nauhoitetut puhelinkeskustelut sekä perheenjäsenellesi antamasi hyväksyntä solmia kanssamme sopimus henkilökohtaisesta verkkomyymälästä

– tiedot Verkkosivustomme ja palvelujemme käytöstäsi.

Mikäli emme saa edellä mainittuja henkilötietoja suoraan sinulta, saamme ne tietoomme perheenjäseneltäsi esimerkiksi kun hän solmii kanssamme sopimuksen henkilökohtaisesta myymälästä, tai ylläpitäjältä, joka edustaa koululuokkaa tai aatteellista yhdistystä, johon perheenjäsenesi kuuluu.

5.2 Miksi ja minkä oikeusperustan mukaisesti käsittelemme henkilötietojasi?

Varmistaaksemme, että olet hyväksynyt sen, että perheenjäsenesi solmii sopimuksen kanssamme.

Jotta voimme tarjota palvelujamme perheenjäsenellesi – mikäli hän on nuori – käsittelemme nimeäsi, yhteystietojasi, perheenjäsenesi tietoja sekä tietoja mahdollisesta yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa , jotta meillä on mahdollisuus varmistaa, että olet antanut perheenjäsenellesi hyväksyntäsi solmia kanssamme sopimus henkilökohtaisesta myymälästä. Oikeusperustana käsittelyämme varten on se, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeutetun intressimme varmistaa perheenjäsenesi kanssa tehdyn sopimuksen voimassaolo. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi.

Perheenjäsenesi asiakassuhteen, tilausten ja myymälän hallinnointia varten

Usein käy niin, että nuoret myyjät antavat perheenjäseniensä yhteystiedot meille – joskus näin tapahtuu ilman, että edes tiedämme, että kyseiset yhteystiedot ovat sinun. Tällaisissa tilanteissa käsittelemme nimeäsi, yhteystietojasi, perheenjäsenesi yhteystietoja, IP-numeroa sekä tietoja yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa voidaksemme hallinnoida perheenjäsenesi henkilökohtaista myymälää, hänen tilauksiaan ja palautuksiaan ja muuten täyttääksemme perheenjäseneesi kohdistuvat velvoitteemme. Tähän sisältyy muun muassa mahdollisuus perheenjäsenellesi luoda henkilökohtainen myymälä sekä mahdollisuus tilata ja myydä Newbody-tuotteita ja mahdollisuus meille katsoa ja lähettää tilausvahvistuksia sekä paketoida ja toimittaa tilatut tuotteet, tarjota tukea ja vastata sinun ja perheenjäsenesi kysymyksiin. Henkilötietojesi käsittelymme oikeusperustana on tässä osiossa se, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeutetun intressimme toimeenpanna sopimuksemme perheenjäsenesi kanssa. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi.

Toimintamme laadunvarmistusta varten

Käsittelemme nimeäsi, yhteystietojasi, tietoja perheenjäsenesi edustamasta aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta, tietoa Verkkosivuston ja palvelujemme käytöstäsi, tietoja mahdollisesta yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa mukaan luettuna nauhoitetut puhelinkeskustelut kanssasi voidaksemme varmistaa toimintamme laadun, optimoida Verkkosivuston ja palvelumme sekä voidaksemme kouluttaa henkilöstöämme. Kanssasi käytyjen keskustelujen tallentaminen, Verkkosivuston ja palveluidemme mahdollisen käytön seuranta sekä henkilötietojesi käsittely asiakastutkimusten tekemiseksi toteutetaan sen oikeuperusteen pohjalta, että käsittely on välttämätöntä oikeutetun etumme kannalta: voidaksemme vastata tarpeisiisi, tarjota sinulle parasta mahdollista palvelua ja kehittää liiketoimintaamme. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi.

Ei markkinointia varten!

Emme käsittele henkilötietojasi markkinointia varten vaan lähetämme markkinointiviestejä vain ylläpitäjälle, potentiaalisille ylläpitäjälle ja loppuasiakkaille.

6 MITEN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI LOPPUASIAKKAANA

6.1 Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietojasi myyjän loppuasiakkaana:

– nimi

– yhteystiedot, kuten paikkakunta, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

– tiedot myyjästä, jonka kautta tilaat tuotteet

– tiedot mahdollisesta yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa esimerkiksi puhelimitse, Facebookin ja Instagramin kautta samoin kuin chat-keskustelut ja nauhoitetut puhelinkeskustelut

– IP-numero (jos olet itse tehnyt tilauksesi Verkkosivustolla),

– tiedot tilauksistasi

– maksutiedot

– tiedot Verkkosivustomme ja palvelujemme käytöstäsi.

Mikäli emme saa edellä mainittuja henkilötietoja suoraan sinulta, saamme tiedot selville, kun annat ne myyjälle, jolta teit tilauksen.

6.2 Miksi ja minkä oikeusperustan mukaisesti käsittelemme henkilötietojasi?

Asiakassuhteiden ja Verkkosivustolla suoraan tekemiesi tilauksien hallintaa varten

Kun tilaat tuotteesi suoraan Verkkosivustomme kautta, käsittelemme nimeäsi, yhteystietojasi, tilaustietojasi, tietoja mahdollisesta yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa, IP-numeroa ja maksutietoja voidaksemme hallinnoida tilauksiasi sekä katsoa ja lähettää tilausvahvistuksia ja ilmoituksia toimituksen tilasta ja toimitusongelmista esimerkiksi tekstiviestitse. Lisäksi meillä on mahdollisuus paketoida ja toimittaa tilatut tuotteet, tarjota tukea ja vastata kysymyksiisi ja voimme muuten täyttää velvoitteemme sinua kohtaan asiakkaana. Henkilötietojesi käsittelymme oikeusperustana on se, että käsittely on välttämätöntä voidaksemme toteuttaa sopimuksemme kanssasi tai ryhtyä toimenpiteisiin ennen sopimuksemme solmimista (mikäli olet itse tehnyt tilauksesi Verkkosivuston kautta) tai se, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeutetun intressimme tarjota palvelujamme ja muun muassa myyntihistoriat aatteellisille yhdistyksille ja koululuokille. Käsittely on välttämätöntä myös aatteellisen yhdistyksen tai koululuokan oikeutettua tarkoitusta varten voida käyttää palveluja rahan ansaitsemiseksi yhdistykselle tai koululuokalle. Oma intressimme ja yhdistyksen/koululuokan intressi käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi. Jos et toimita edellä mainittuja henkilötietoja, emme pysty tarjoamaan sinulle palvelujamme ja toimittamaan tuotteitamme tai muuten täyttämään sinuun kohdistuvia velvoitteitamme.

Reklamaatioiden, palautusten ym. käsittelyä varten

Käsittelemme nimiä, yhteystietoja, tilaustietojasi, tietoja myyjästä ja/tai aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta, jonka kautta olet tilannut tuotteet, tietoja mahdollisesta yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa, IP-numeroja ja maksutietoja voidaksemme toteuttaa mahdollisen tuotteita koskevan palautuspyynnön tai lunastaa oikeutesi kuluttajana virheistä ja viivästyksistä meitä kohtaan. Oikeusperustana käsittelyämme varten tässä osiossa on se, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme sopimuksemme ja oikeudelliset velvoitteet kuluttajalainsäädännön mukaisesti.

Toimintamme laadunvarmistusta varten

Käsittelemme nimiä, yhteystietoja, tietoja myyjästä ja/tai aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta, jonka kautta olet tilannut tuotteet, tietoja mahdollisesta Verkkosivustomme ja palvelujemme käytöstäsi sekä tietoja yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa mukaan luettuna nauhoitetut puhelinkeskustelut kanssasi voidaksemme varmistaa toimintamme laadun, tehdä asiakastutkimuksia, optimoida Verkkosivuston ja palvelumme sekä voidaksemme kouluttaa henkilöstöämme Keskustelujemme kirjaaminen, Verkkosivustoon ja palveluihimme kohdistuvan käyttösi seuranta ja henkilötietojesi käsittely asiakastutkimusten suorittamiseksi pohjautuu siihen oikeudelliseen perustaan, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeutetun intressimme täyttää tarpeesi, tarjota sinulle parasta mahdollista palvelua ja kehittää liiketoimintaamme. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi.

Markkinointia varten

Käsittelemme nimiä, yhteystietoja, IP-numeroita, tietoja edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta, jonka kautta olet tilannut tuotteet, tietoja yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa sekä tilaustietojasi voidaksemme ottaa sinuun yhteyttä ja tarjota sekä markkinoida palvelujamme sinulle. Voimme myös lähettää sinulle relevantteja markkinointitarjouksia muun muassa uutiskirjeiden, katalogien ja kampanjatarjousten muodossa sosiaalisen median kautta, sähköpostitse, tekstiviestitse ja postitse. Henkilötietojesi käsittelymme oikeusperustana tätä tarkoitusta varten on se, että suostuessasi käsittelyyn hyväksyt uutiskirjeemme tai katalogimme vastaanottamisen tai se, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeutetun intressimme markkinoida tuotteita ja palveluja, joiden uskomme kiinnostavan sinua. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi. Jos olet kieltäytynyt markkinointiviesteistämme, emme luonnollisesti lähetä niitä sinulle.

7 MITEN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI POTENTIAALISENA YLLÄPITÄJÄNÄ

7.1 Mitä henkilötietojasi käsittelemme?

Voimme käsitellä seuraavia henkilötietojasi potentiaalisena ylläpitäjänä:

– nimi

– yhteystiedot, kuten paikkakunta, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

– tiedot aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta, jonka jäsen olet

– tiedot mahdollisesta yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa esimerkiksi puhelimitse, Facebookin ja Instagramin kautta samoin kuin chat-keskustelut ja nauhoitetut puhelinkeskustelut

– tiedot Verkkosivustomme ja palvelujemme käytöstäsi.

Mikäli emme saa edellä mainittuja henkilötietoja suoraan sinulta, saamme tiedot selville hankkimalla ne koulusi tai aatteellisen yhdistyksesi verkkosivustolta tai virallisesta tietorekisteristä.

7.2 Miksi ja minkä oikeusperustan mukaisesti käsittelemme henkilötietojasi?

Toimintamme laadunvarmistusta varten

Käsittelemme nimiä, yhteystietoja, tietoja edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta, tietoja mahdollisesta Verkkosivustomme ja palvelujemme käytöstäsi sekä tietoja mahdollisesta yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa mukaan luettuna nauhoitetut puhelinkeskustelut kanssasi voidaksemme varmistaa toimintamme laadun, optimoida Verkkosivuston ja palvelumme sekä voidaksemme kouluttaa henkilöstöämme. Keskustelujemme kirjaaminen sekä Verkkosivustoon ja palveluihimme kohdistuvan käyttösi seuranta että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeutetun intressimme täyttää tarpeesi, tarjota sinulle parasta mahdollista palvelua ja kehittää liiketoimintaamme. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi.

Markkinointitarkoituksia varten

Käsittelemme nimiä, yhteystietoja, tietoja edustamastasi aatteellisesta yhdistyksestä tai koululuokasta, tietoja mahdollisesta yhteydenpidostasi Newbodyn kanssa voidaksemme ottaa sinuun yhteyttä sekä tarjota ja markkinoida palvelujamme sinulle ja koululuokalle tai aatteelliselle yhdistykselle, jonka jäsen olet. Voimme myös lähettää sinulle relevantteja markkinointitarjouksia muun muassa uutiskirjeiden, katalogien ja kampanjatarjousten muodossa sosiaalisen median kautta, sähköpostitse, tekstiviestitse ja postitse. Henkilötietojesi käsittelymme oikeusperustana tätä tarkoitusta varten on se, että käsittely on välttämätöntä toteuttaaksemme oikeudelliset velvoitteemme voida markkinoida tuotteita ja palveluja, joiden uskomme kiinnostavan sinua, koululuokkaanne tai aatteellista yhdistystä. Intressimme käsitellä henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten menee siksi mahdollisen oman intressisi edelle suojata omaa yksityisyyttäsi. Jos olet kieltäytynyt markkinointiviesteistämme, emme luonnollisesti lähetä niitä sinulle.

8 KENELLE LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJA JA MISSÄ PAIKASSA KÄSITTELEMME NIITÄ?

Henkilötietojasi voidaan luovuttaa muille toisten käsiteltäviksi. Voimme luovuttaa henkilötietojasi Cocolabel AB -emoyhtiöllemme ja muille Newbody‑konserniin kuuluville yhtiöille. Esimerkkinä kolmansista osapuolista, joille luovutamme henkilötietojasi voidaan mainita huolitsijat tavaratoimitusten yhteydessä, mediatoimistot uutiskirjeiden jakelun yhteydessä, luottotietopalvelu ja perintätoimistot luottotarkistusten, henkilöllisyysvarmistusten ja saatavien perinnän yhteydessä sekä asianajotoimistot liiketoimintamme lakiasioissa.

Tehdessäsi tilauksen meiltä annamme henkilötietosi seuraaville tahoille:

– Bring
– PostNord
– Posti

Mikäli emme saa suoritusta maksukehotuksen jälkeen, siirrämme saatavamme perintätoimiston perittäväksi.

Luovutamme henkilötietojasi myös yhteistyökumppaneillemme ja palveluntarjoajillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme nk. henkilötietojen käsittelijöiden ominaisuudessa. Meillä on sopimus henkilötietojesi käsittelijöiden kanssa, jotka varmistavat, että he käsittelevät henkilötietojasi tämän tietosuojakäytännön ja ohjeidemme mukaisesti.

Voimme myös luovuttaa henkilötietojasi viranomaisille, jotka vaativat meitä luovuttamaan tällaisia henkilötietoja.

Saatamme myös jakaa henkilötietojasi, jotta voimme toteuttaa yritysfuusion, hankinnan tai Newbodyn omaisuuden myynnin kokonaan tai osittain.

Newbody ja Newbodyn yhteistyökumppanit käsittelevät henkilötietojasi pääsääntöisesti ainoastaan EU- ja ETA-alueilla. Jos henkilötietoja käsitellään EU:n ja ETA:n ulkopuolella, Newbody ryhtyy toimenpiteisiin varmistaakseen, että henkilötiedot pysyvät yhtä lailla suojattuna, ja toteuttaa myös tarvittavat toimet henkilötietojen laillista siirtoa varten EU:n ja ETA:n ulkopuolisiin maihin.

9 MITEN KAUAN KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI ERI TARKOITUKSIIN?

Käsittelemme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen säilyttää ne, jotta voimme täyttää tarkoitukset, joita varten tiedot on annettu tai kerätty. Samat henkilötiedot voidaan tallentaa useisiin eri paikkoihin eri tarkoituksiin. Tämä voi merkitä sitä, että tieto, joka on poistettu järjestelmästä, koska se ei ole enää tarpeen siellä ja tätä tarkoitusta varten, voi jäädä toiseen järjestelmään toiseen tarkoitukseen, jossa henkilötietoja tarvitaan edelleen.

Henkilötietoja, joita Newbody käsittelee varmistaakseen, että voimme tarjota palvelujamme sinulle tai perheenjäsenellesi tai joita käsittelemme asiakassuhteiden, tilausten ja myymälöiden hallinnoimiseksi, käsitellään niin kauan kuin sinulla tai perheenjäsenelläsi on myymälä Newbodylla. Jokainen henkilökohtainen myymälä säilytetään yhden vuoden ajan tuotteidemme viimeisestä myynnistä, ellet ole pyytänyt meitä säilyttämään myymälän ja sen sisällön pidemmäksi ajaksi. Asiakassuhteiden ja tilausten hallinnointia varten käsittelemme henkilötietojasi loppuasiakkaana, kunnes olemme toimittaneet tuotteet sinulle.

Henkilötietojasi käsittelyaika markkinointitarkoituksia varten riippuu siitä, oletko antanut suostumuksesi käsittelyyn tai jos käsittelymme tehdään intressien vertailun nojalla. Jos olet suostunut vastaanottamaan meiltä suoramarkkinointia, uutiskirjeitä ja katalogeja, käsittelemme henkilötietojasi, kunnes peruutat tilauksesi ja suostumuksesi (katso kohta 10 jäljempänä) tai muuten pyydät meitä lopettamaan yhteydenotot tätä tarkoitusta varten. Jos olet ylläpitäjä tai loppuasiakas ja et ole antanut suostumustasi vastaanottaa markkinointia meiltä, mutta et ole ilmoittanut kieltäytymisestäsi, käsittelemme henkilötietojasi markkinointitarkoituksia varten yhden vuoden ajan sen jälkeen, kun asiakassuhteesi kanssamme on päättynyt. Sinulle loppukäyttäjänä tämä tarkoittaa sitä, että voit vastaanottaa markkinointia meiltä vuoden ajan sen jälkeen, kun olemme viimeksi toimittaneet sinulle tuotteita, kun taas sinulle ylläpitäjänä tämä tarkoittaa, että voit vastaanottaa markkinointia meiltä vuoden ajan sen jälkeen, kun sinun ja myyjiesi myymälät on poistettu. Potentiaalisena ylläpitäjänä käsittelemme henkilötietojasi markkinointitarkoituksiin kolmen kuukauden ajan siitä, kun saimme ne käyttöömme.

Henkilötietoja, joita Newbody käsittelee täyttääkseen sinua koskevia oikeudellisia velvoitteitaan, joita ovat esimerkiksi takuu-, reklamaatio- ja peruutusoikeussitoumukset, käsitellään sinä aikana, kun meillä on lain tai sinun kanssasi tehdyn sopimuksen mukaan nämä oikeudelliset velvoitteet ja sitoumukset sinua kohtaan.

Tehdäksemme sinua koskevia luottotarkistuksia ylläpitäjänä käsittelemme seuraavia tietoja:

– Henkilötunnuksesi, kunnes maksumuistutustarkistus on tehty. Sen jälkeen poistamme henkilötunnuksesi tietorekistereistämme, mikä tarkoittaa, että saatamme ottaa henkilötunnuksesi uudelleen käyttöömme, kun seuraavan kerran toimit edustamasi koululuokan tai aatteellisen yhdistyksen ylläpitäjänä.
– Maksuhistoriatietosi sekä mahdolliset maksulaiminlyönnit ja maksukehotukset kolmen vuoden ajalta siitä, kun vaateen lopullinen maksu on tehty.
– Tiedot kaikista aiemmin tehdyistä luottotiedusteluista, jotka koskevat sinua enintään kolme kuukautta kyseisen selvityksen jälkeen.

– Henkilötietosi voidaksemme varmistaa toimintamme laadun, kuten nauhoitetut puhelinkeskustelut kanssasi. Näitä tietoja säilytämme kuuden kuukauden ajan. Asiakastutkimusten tulokset esitetään aina anonyymisti, mikä tarkoittaa, että emme käsittele mitään henkilötietoja tähän tarkoitukseen sen jälkeen, kun olemme lähettäneet henkilötietoja asiakastutkimuksen toteuttamista varten.

Newbody käsittelee kirjanpitotarkoituksessa käsiteltäviä henkilötietoja seitsemän vuoden ajan voimassa olevan kirjanpitolain mukaisesti.

Henkilötietojasi voidaan säilyttää pidempään kuin edellä on mainittu, jos se on tarpeen lakisääteisten vaatimusten tai viranomaispäätöksen noudattamiseksi.

10 OIKEUTESI

Kun käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on tietyt lainmukaiset oikeudet. Huomaa, että näiden oikeuksien käyttämiseen sovelletaan tiettyjä vaatimuksia ja ehtoja, jotka on esitetty yksityiskohtaisemmin laissa (EU:n tieto suoja-asetuksessa).

10.1 Tiedonsaantioikeus

Sinulla on oikeus vaatia kirjallisesti maksutta tietoja sinusta käsittelemistämme henkilötiedoista.

Jos sinulla ei ole perustetta vaatimuksellesi tai pyyntösi on kohtuuton, kuten jos pyydät otteita tai poistoja usein ja lyhyin väliajoin, saatamme joko kieltäytyä vaatimuksesta tai veloittaa maksun, joka kattaa pyyntösi meille aiheuttamat hallinnolliset kulut.

10.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Jos henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus vaatia, että me korjaamme tai täydennämme kyseiset henkilötiedot.

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista tietyissä tilanteissa (lueteltu EU:n tieto suoja-asetuksessa). Jos pyyntösi kuuluu johonkin näistä tilanteista, poistamme tietosi.

10.3 Oikeus kieltäytyä suoramarkkinoinnista

Voit milloin tahansa kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Jos et halua, että käsittelemme henkilötietojasi kyseiseen tarkoitukseen, ilmoita siitä meille ottamalla meihin yhteyttä käyttämällä alla olevia yhteystietoja, katso kohta 11. Tämän jälkeen lopetamme henkilötietojesi käsittelyn tähän tarkoitukseen.

10.4 Oikeus vaatia rajoitusta

Tietyissä EU:n tietosuoja-asetuksessa määritellyissä olosuhteissa sinulla on oikeus vaatia, että käsittelyä rajoitetaan. Jos sinulla on tämä oikeus, kyseisiä henkilötietoja, lukuun ottamatta niiden varastointia, käsitellään vain suostumuksellasi tai oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, täytäntöönpanemiseksi tai puolustamiseksi tai muun luonnollisen tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeän yleisen edun vuoksi.

10.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja sinulla on oikeus siirtää nämä tiedot toiselle henkilötiedoista vastaavalle henkilölle, kun se on teknisesti mahdollista.

10.6 Oikeus tehdä valitus

Jos olet tyytymätön siihen, miten käsittelemme henkilötietojasi, ota meihin yhteyttä. Katso yhteystietomme kohdasta 11. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä, jolloin pyydämme kääntymään seuraavan tahon puoleen:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700

11 YHTEYDENOTOT NEWBODYYN

Voit ottaa meihin yhteyttä seuraavasti:
– sähköpostilla: infosuomi@newbodyfamily.com
– kirjoitamalla meille kirje osoitteeseen Newbody Suomi Oy, Regus Alberga Business Center, Bertel Jungin aukio 1, 6 krs. 02600 Espoo

Meillä on oikeus yksipuolisesti muuttaa tätä tietosuojakäytäntöä. Tekemämme mahdolliset muutokset tulevat voimaan aikaisintaan 30 päivän kuluttua siitä, kun tarkistettu tietosuojakäytäntö on julkistettu Verkkosivustollamme tai lähetetty tiedoksi.