Integritetspolicy

Newbody AB, org. nr. 556414-8053, Ekonomivägen 11, 436 33 Askim (”Newbody”) behandlar personuppgifter i enlighet med gällande lag, inklusive EU:s dataskyddsförordning.

Med benämningarna ”vi, våra, vårt och oss” nedan avses Newbody samt varumärkena NEWBODY, SPICY DREAM och HOME SEREMONIES.

1. COOKIESTEKNIK

Vi använder oss av cookies på www.newbodyfamily.com (”Hemsidan”) för att analysera hur våra besökare använder Hemsidan och våra tjänster för att på så sätt optimera användarupplevelsen genom förbättring av innehåll, navigation och struktur. Läs mer om vår användning av cookies .

2. VILKA PERSONER BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTER OM?

Vi behandlar personuppgifter om följande kategorier av personer, som alla utgör en del av vår försäljningskedja:

1. Administratörer, dvs. de personer som representerar en ideell förening eller en skolklass och har direktkontakt med Newbody. Administratören är alltid en vuxen person i anslutning till den säljande gruppen – vanligtvis en förälder, lärare eller tränare – och är betalningsansvarig för den ideella föreningen eller skolklassen. Administratören kan, precis som säljarna, själv sälja Newbodys produkter för skolklassens eller den ideella föreningens räkning. Se närmare om vår behandling av administratörers personuppgifter i avsnitt 3 samt 8-10.

2. Säljare, dvs. personer i en skolklass eller en ideell förening som säljer Newbodys produkter till slutkund. Säljarna är ofta minderåriga personer. Varje säljare har en egen personlig webbshop hos Newbody, där säljaren lägger in sina kunders beställningar. Se närmare om vår behandling av säljares personuppgifter i avsnitt 4 samt 8-10.

3. Säljares familjemedlemmar. Se närmare om vår behandling av säljares familjemedlemmars personuppgifter i avsnitt 5 samt 8-10.

4. Slutkunder, dvs. den privatperson som köper Newbodys produkter, antingen direkt från en administratör eller en säljare eller via Hemsidan. Se närmare om vår behandling av slutkunders personuppgifter i avsnitt 6 samt 8-10.

5. Potentiella administratörer dvs. officiell representant för en ideell förening eller en skolklass som skulle kunna vara intresserad av att sälja Newbodys produkter för att tjäna pengar till skolklassen eller föreningen. Se närmare om vår behandling av potentiella administratörers personuppgifter i avsnitt 7 samt 8-10.

Vi kan också komma att ta emot e-post och annan korrespondens som innehåller personuppgifter om tredje parter och vi kan därför även komma att behandla sådana personuppgifter. Om så krävs kommer vi att informera dig som tredje part om behandlingen.

Du kan i denna integritetspolicy läsa om all vår personuppgiftsbehandling om ovanstående kategorier av personer. För att du enkelt ska hitta den information som rör behandling av dina personuppgifter har vi delat upp informationen nedan på respektive personkategori och det räcker alltså med att du läser de avsnitt som anges ovan för respektive personkategori. Om du exempelvis är säljare av Newbodys produkter och vill veta mer om vår behandling av dina personuppgifter räcker det alltså med att du läser avsnitt 4, 8, 9 och 10 nedan.

3 VÅR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OM DIG SOM ADMINISTRATÖR

3.1 Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vi behandlar följande personuppgifter om dig som administratör:

- Namn,

- kontaktuppgifter, såsom adress, e-postadress och telefonnummer,

- kundnummer,

- information om den ideella föreningen eller skolklassen som du representerar,

- information om dina och dina säljares försäljningar,

- uppgifter om dina kontakter med Newbody via exempelvis telefon, Facebook och Instagram, såsom inspelade telefonsamtal och chattkonversationer,

- IP-nummer,

- personnummer,

- betalningsinformation och betalningshistorik,

- eventuella betalningsförsummelser och betalningsanmärkningar, samt

- information om hur du använder Hemsidan och våra tjänster.

I de fall vi inte får ovan nämnda personuppgifter direkt från dig, får vi tillgång till dem vid utförande av kreditkontroller eller genom att vi inhämtar dem från hemsidan för den skola eller ideella förening där du är verksam, eller från officiella register.

3.2 Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?

För administration av kundförhållande, beställningar och webbshopar

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter, information om den ideella föreningen eller skolklassen som du representerar, uppgifter om dina kontakter med Newbody, information om dina och dina säljares försäljningar, information om hur du använder våra tjänster, IP-nummer i syfte att kunna administrera de beställningar, returer och webbshopar som är hänförliga till dig eller den skolklass eller ideella förening som du representerar samt för att i övrigt fullfölja våra åtaganden gentemot dig som kund. Detta inkluderar bland annat att möjliggöra för dig och dina säljare att skapa webbshopar och behålla dessa (inklusive information om era försäljningar och slutkunder) inför framtida försäljningar samt att beställa och sälja produkter från Newbody och för oss att ta fram och skicka orderbekräftelser och aviseringar om leveransstatus och leveransproblem genom bland annat sms, paketera och leverera beställda produkter samt tillhandahålla support och besvara frågor från dig. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är i denna del att den är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder innan vårt avtal ingås. Om du inte lämnar ovan nämnda personuppgifter har vi inte möjlighet att erbjuda och leverera våra tjänster och produkter eller i övrigt fullgöra våra åtaganden gentemot dig.

För att utföra kreditkontroller i syfte att godkänna dig som administratör

Det är av största vikt för oss att säkerställa att du som administratör, som har betalningsansvar för den skolklass eller ideella förening som du representerar, kommer att kunna betala för varorna och – framförallt – att vinsten faktiskt går till föreningen eller skolklassen. Vi behandlar därför namn, personnummer, betalningshistorik samt uppgift om eventuella betalningsförsummelser och betalningsanmärkningar i syfte att utföra kreditkontroller beträffande dig innan vi godkänner dig som administratör. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål är att den är nödvändig för att fullgöra vårt kreditavtal med dig eller för att vidta åtgärder innan vårt avtal ingås.

För kvalitetssäkring av vår verksamhet

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter, information om den ideella föreningen/skolklassen som du representerar, information om hur du använder våra tjänster samt uppgifter om dina kontakter med Newbody, inklusive inspelningar av våra telefonsamtal med dig, i syfte att kvalitetssäkra vår verksamhet, genomföra kundundersökningar, optimera Hemsidan och våra tjänster samt utbilda vår personal. Loggning av samtal med dig, spårning av din användning av Hemsidan och våra tjänster samt vår behandling av dina personuppgifter för genomförande av kundundersökningar sker mot bakgrund av den lagliga grunden att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att möta dina behov, ge dig bästa möjliga service och utveckla vår verksamhet. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går därför före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

För kampanjer och tävlingar

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter, information om den ideella föreningen/skolklassen som du representerar samt information om dina och dina säljares försäljningar i syfte att möjliggöra för dig att vara med i våra kampanjer och tävlingar och på så sätt kunna vinna fina priser till den ideella förening eller skolklass som du representerar. Genom att skapa webbshop och starta upp försäljning av Newbodys produkter kommer du och den skolklass/ideella förening som du representerar automatiskt att vara med och tävla gentemot andra ideella föreningar och skolklasser om fina priser baserat på era försäljningar. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål är att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla kampanjer och tävlingar till dig och den skolklass eller ideella förening som du representerar samt våra övriga kunder. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

För marknadsföring

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter, IP-nummer, information om den ideella föreningen/skolklassen som du representerar samt information om dina och dina säljares försäljningar i syfte att kontakta dig och erbjuda och marknadsföra våra tjänster till dig och den skolklass eller ideella förening som du representerar. Vi kan också komma att skicka relevanta marknadsföringserbjudanden till dig i form av bland annat nyhetsbrev, kataloger och kampanjerbjudanden via sociala medier, e-post, sms och post. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål är antingen ditt samtycke till att stötta din lokala förening eller skolklass genom att ta emot vårt nyhetsbrev och/eller vår katalog eller att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra produkter och tjänster som vi tror att du kan vara intresserad av. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet. Om du dock har tackat nej till marknadsföring från oss kommer vi såklart inte att skicka marknadsföring till dig.

För bokföring

För bokföringsändamål behandlar vi uppgifter om den transaktion som skett mellan oss och dig i din egenskap av administratör och betalningsansvarig för de beställningar som du och dina säljare gör. Vi kommer av den anledningen att behandla namn, kontaktuppgifter, kundnummer och betalningsinformation. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål är att den är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar Newbody.

4 VÅR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OM DIG SOM SÄLJARE

4.1 Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vi behandlar följande personuppgifter om dig som säljare:

- Namn,

- kontaktuppgifter, såsom e-postadress och telefonnummer (om du lämnar sådan information till oss)

- födelseår och/eller ålder,

- kontaktuppgifter till dina familjemedlemmar (om du lämnar sådan information till oss),

- uppgift om den administratör och den ideella föreningen eller skolklassen som du tillhör,

- IP-nummer,

- uppgifter relaterade till dina eventuella kontakter med Newbody via exempelvis telefon, Facebook och Instagram, såsom chattkonversationer och inspelade telefonsamtal (i de fall detta förekommer)

- information om dina försäljningar, samt

- information om hur du använder Hemsidan och våra tjänster.

I de fall vi inte får ovan nämnda personuppgifter direkt från dig, kan vi få vi tillgång till dem genom att den administratör som representerar dig och din skolklass eller ideella förening lämnar dem till oss.

4.2 Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?

För att kunna erbjuda våra tjänster till dig

För att vi ska kunna erbjuda våra tjänster till dig behandlar vi namn, kontaktuppgifter till dig och/eller dina familjemedlemmar samt uppgift om ditt födelseår för att vi ska kunna säkerställa att du antingen är tillräckligt gammal för att ingå avtal med oss om din personliga webbshop eller att du har din målsmans godkännande till detta. Den lagliga grunden för vår behandling är i denna del att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna säkerställa att vi kan ingå detta avtal med dig, utan att först kontakta din målsman. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet. Om vi inte får tillgång till ovan nämnda personuppgifter har vi inte möjlighet att erbjuda våra tjänster, leverera våra produkter eller i övrigt fullgöra våra åtaganden gentemot dig.

För adminstration av kundförhållande, beställningar och webbshop

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter till dig och/eller dina familjemedlemmar, uppgift om den ideella föreningen eller skolklassen och administratör som du tillhör, IP-nummer, uppgifter om dina kontakter med Newbody, information om hur du använder våra tjänster samt information om dina försäljningar i syfte att kunna administrera din personliga webbshop, dina beställningar och returer samt för att i övrigt kunna fullfölja våra åtaganden gentemot dig som säljare. Detta inkluderar bland annat att möjliggöra för dig att skapa din personliga webbshop och behålla denna (inklusive information om dina försäljningar och slutkunder) inför framtida försäljningar samt att beställa och sälja produkter från Newbody och för oss att ta fram och skicka orderbekräftelser, paketera och leverera beställda produkter samt tillhandahålla support och besvara frågor från dig. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är i denna del att den är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig om din personliga webbshop eller för att vidta åtgärder innan vårt avtal ingås. Om du inte lämnar ovan nämnda personuppgifter har vi inte möjlighet att erbjuda våra tjänster, leverera våra produkter eller i övrigt fullgöra våra åtaganden gentemot dig.

För kvalitetssäkring av vår verksamhet

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter, information om den ideella föreningen eller skolklassen som du tillhör, information om hur du använder Hemsidan och våra tjänster samt uppgifter om dina eventuella kontakter med Newbody, inklusive inspelningar av våra telefonsamtal med dig, i syfte att kvalitetssäkra vår verksamhet, optimera Hemsidan och våra tjänster och utbilda vår personal. Loggning av samtal med dig samt spårning av din eventuella användning av Hemsidan och våra tjänster samt vår behandling av dina personuppgifter för genomförande av kundundersökningar sker mot bakgrund av den lagliga grunden att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att möta dina behov, ge dig bästa möjliga service och utveckla vår verksamhet. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går därför före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

För kampanjer och tävlingar

Vi behandlar namn, information om hur du använder våra tjänster, uppgifter om dina kontakter med Newbody information om den ideella föreningen/skolklassen som du representerar samt information om dina och dina lagkamraters eller klasskompisars försäljningar i syfte att möjliggöra för er att vara med i våra kampanjer och tävlingar och på så sätt kunna vinna fina priser till den ideella förening eller skolklass som du tillhör. Genom att skapa webbshop och starta upp försäljning av Newbodys produkter kommer ni automatiskt att vara med och tävla gentemot andra ideella föreningar och skolklasser om fina priser baserat på era försäljningar. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål är att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla kampanjer och tävlingar till er och våra övriga kunder. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

Inte för marknadsföring!

Vi behandlar inte dina personuppgifter för marknadsföring, utan vi skickar bara marknadsföring till administratörer, potentiella administratörer och slutkunder.

5 VÅR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OM DIG SOM FAMILJEMEDLEM TILL EN SÄLJARE

5.1 Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vi kan komma att behandla följande personuppgifter om dig som familjemedlem till en säljare:

- Namn,

- kontaktuppgifter, såsom ort, adress, e-postadress och telefonnummer,

- uppgifter om din familjemedlem, såsom dennes ålder, födelseår samt vilken ideell förening, skolklass och administratör som denne tillhör,

- uppgifter relaterade till dina eventuella kontakter med Newbody via exempelvis telefon, Facebook och Instagram, såsom chattkonversationer och inspelade telefonsamtal samt av dig lämnat godkännande för din familjemedlem att ingå avtal med oss om en personlig webbshop, samt

- information om hur du använder Hemsidan och våra tjänster.

I de fall vi inte får ovan nämnda personuppgifter direkt från dig, får vi tillgång till dem genom att din familjemedlem lämnar dem till oss, exempelvis när denne ingår avtal med oss om en personlig webbshop, eller genom att den administratör som representerar den skolklass eller ideella förening som din familjemedlem tillhör lämnar dem till oss.

5.2 Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?

För att kunna säkerställa att du har godkänt att din familjemedlem ingår avtal med oss

För att vi ska kunna erbjuda våra tjänster till din familjemedlem – i de fall då denne är ung – behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter, uppgifter om din familjemedlem samt uppgifter relaterade till dina eventuella kontakter med Newbody, för att vi ska ha möjlighet att säkerställa att du har lämnat ditt godkännande till att din familjemedlem ingår avtal med oss om en personlig webbshop. Den lagliga grunden för vår behandling i denna del är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna säkerställa att vårt avtal med din familjemedlem är giltigt. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

För administration av din familjemedlems kundförhållande, beställningar och webbshop

Det är vanligt förekommande att unga säljare lämnar sina familjemedlemmars kontaktuppgifter till oss – ibland sker det utan att vi ens vet om att kontaktuppgifterna som lämnats är till dig. I dessa situationer kommer vi därför att behandla ditt namn, dina kontaktuppgifter, uppgifter om din familjemedlem, IP-nummer samt uppgifter relaterade till dina kontakter med Newbody i syfte att kunna administrera din familjemedlems personliga webbshop, dennes beställningar och returer samt för att i övrigt kunna fullfölja våra åtaganden gentemot din familjemedlem. Detta inkluderar bland annat att möjliggöra för din familjemedlem att skapa sin personliga webbshop samt beställa och sälja produkter från Newbody och för oss att ta fram och skicka orderbekräftelser, paketera och leverera beställda produkter samt tillhandahålla support och besvara frågor från dig och din familjemedlem. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är i denna del att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna fullgöra vårt avtal med din familjemedlem. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

För kvalitetssäkring av vår verksamhet

Vi behandlar ditt namn, dina kontaktuppgifter, information om den ideella föreningen/skolklassen som din familjemedlem tillhör, information om hur du använder Hemsidan och våra tjänster samt uppgifter om dina eventuella kontakter med Newbody, inklusive inspelningar av våra telefonsamtal med dig, i syfte att kvalitetssäkra vår verksamhet, optimera Hemsidan och våra tjänster och utbilda vår personal. Loggning av samtal med dig samt spårning av din eventuella användning av Hemsidan och våra tjänster samt vår behandling av dina personuppgifter för genomförande av kundundersökningar sker mot bakgrund av den lagliga grunden att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att möta dina behov, ge dig bästa möjliga service och utveckla vår verksamhet. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går därför före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

Inte för marknadsföring!

Vi behandlar inte dina personuppgifter för marknadsföring, utan vi skickar bara marknadsföring till administratörer, potentiella administratörer och slutkunder.

6 VÅR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OM DIG SOM SLUTKUND

6.1 Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vi kan komma att behandla följande personuppgifter om dig som slutkund:

- Namn,

- kontaktuppgifter, såsom ort, adress, e-postadress och telefonnummer,

- information om den säljare som du beställer produkter genom,

- uppgifter om dina eventuella kontakter med Newbody via exempelvis telefon, Facebook och Instagram, såsom chattkonversationer och inspelade telefonsamtal,

- IP-nummer (om du själv har lagt din beställning via Hemsidan),

- information om dina beställningar,

- betalningsinformation, samt

- information om din eventuella användning av Hemsidan och våra tjänster.

I de fall vi inte får ovan nämnda personuppgifter direkt från dig, får vi tillgång till dem genom att du lämnar dessa till den säljare som du har gjort din beställning från.

6.2 Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?

För administration av kundförhållande och de beställningar du gjort direkt via Hemsidan

När du beställer dina produkter direkt via Hemsidan behandlar vi namn, kontaktuppgifter, information om dina beställningar, uppgifter om dina eventuella kontakter med Newbody, IP-nummer samt betalningsinformation i syfte att kunna administrera dina beställningar, inklusive att ta fram och skicka orderbekräftelser och aviseringar om leveransstatus och leveransproblem genom bland annat sms, paketera och leverera beställda produkter, tillhandahålla support och besvara frågor från dig samt att i övrigt fullgöra våra åtaganden gentemot dig som kund. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är antingen att den är nödvändig för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder innan ett sådant avtal ingås (i de fall då du själv lagt din beställning via Hemsidan) eller att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla våra tjänster, inklusive personliga webbshopar med bl.a. försäljningshistorik, gentemot ideella föreningar och skolklasser. Behandlingen är också nödvändig för den ideella föreningens eller skolklassens berättigade ändamål att kunna ta del av våra tjänster för att tjäna pengar till föreningen/skolklassen. Vårt och den ideella föreningen/skolklassens intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet. Om du inte lämnar dina ovan nämnda personuppgifter har vi inte möjlighet att erbjuda våra tjänster, leverera våra produkter eller i övrigt fullgöra våra åtaganden gentemot dig.

För hantering av reklamationer, returer m.m.

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter, information om dina beställningar, information om den säljare och/eller den ideella förening eller skolklass som du beställt produkter genom, uppgifter om dina eventuella kontakter med Newbody, IP-nummer samt betalningsinformation i syfte att kunna sköta din eventuella begäran om att returnera produkter eller ta i anspråk dina rättigheter som konsument att göra gällande fel- och dröjsmålsmålsansvar gentemot oss. Den lagliga grunden för vår behandling i denna del är att den är nödvändig för att fullgöra vårt avtal samt för att fullgöra rättsliga förpliktelser som åvilar oss enligt konsumentlagstiftningen.

För kvalitetssäkring av vår verksamhet

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter, information om den ideella föreningen/skolklassen som du beställt dina produkter genom, information om din eventuella användning av Hemsidan och våra tjänster samt uppgifter om dina kontakter med Newbody, inklusive inspelningar av våra telefonsamtal med dig, i syfte att kvalitetssäkra vår verksamhet, genomföra kundundersökningar, optimera Hemsidan och våra tjänster samt utbilda vår personal. Loggning av samtal med dig, spårning av din användning av Hemsidan och våra tjänster samt vår behandling av dina personuppgifter för genomförande av kundundersökningar sker mot bakgrund av den lagliga grunden att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att möta dina behov, ge dig bästa möjliga service och utveckla vår verksamhet. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går därför före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

För marknadsföring

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter, IP-nummer, information om den ideella föreningen/skolklassen som du beställt produkter genom, uppgifter om dina eventuella kontakter med Newbody samt information om dina beställningar i syfte att kontakta dig och erbjuda och marknadsföra våra tjänster till dig. Vi kan också komma att skicka relevanta marknadsföringserbjudanden till dig i form av bland annat nyhetsbrev, kataloger och kampanjerbjudanden via sociala medier, e-post, sms och post. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål är antingen ditt samtycke till att ta emot vårt nyhetsbrev eller vår katalog eller att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra produkter och tjänster som vi tror att du kan vara intresserad av. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet. Om du dock har tackat nej till marknadsföring från oss kommer vi såklart inte att skicka marknadsföring till dig.

7 VÅR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OM DIG SOM POTENTIELL ADMINISTRATÖR

7.1 Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vi kan komma att behandla följande personuppgifter om dig som potentiell administratör:

- Namn,

- kontaktuppgifter, såsom ort, adress, e-postadress och telefonnummer,

- information om den ideella förening eller skolklass som du hör till,

- uppgifter om dina eventuella kontakter med Newbody via exempelvis telefon, Facebook och Instagram, såsom chattkonversationer och inspelade telefonsamtal, samt

- information om din eventuella användning av Hemsidan och våra tjänster.

I de fall vi inte får ovan nämnda personuppgifter direkt från dig, får vi tillgång till dem genom att vi inhämtar dem från hemsidan för den skola eller ideella förening där du är verksam, eller från officiella register.

7.2 Varför och enligt vilken rättslig grund behandlar vi dina personuppgifter?

För kvalitetssäkring av vår verksamhet

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter, information om den ideella förening eller skolklass som du hör till, information om din eventuella användning av Hemsidan och våra tjänster samt uppgifter om dina eventuella kontakter med Newbody, inklusive inspelningar av våra telefonsamtal med dig, i syfte att kvalitetssäkra vår verksamhet, optimera Hemsidan och våra Tjänster samt utbilda vår personal. Loggning av samtal med dig samt spårning av din användning av Hemsidan och våra tjänster samt vår behandling av dina personuppgifter för genomförande av kundundersökningar sker mot bakgrund av den lagliga grunden att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att möta dina behov, ge dig bästa möjliga service och utveckla vår verksamhet. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går därför före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

För marknadsföringsändamål

Vi behandlar namn, kontaktuppgifter, information om den ideella förening eller skolklass som du hör till samt uppgifter om dina eventuella kontakter med Newbody i syfte att kontakta dig och erbjuda och marknadsföra våra tjänster till dig och den skolklass eller ideella förening som du hör till. Vi kan också komma att skicka relevanta marknadsföringserbjudanden till dig i form av bland annat nyhetsbrev, kataloger och kampanjerbjudanden via sociala medier, e-post, sms och post. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter för detta ändamål är att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra produkter och tjänster som vi tror att du och din skolklass eller ideella förening kan vara intresserade av. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet. Om du dock har tackat nej till marknadsföring från oss kommer vi såklart inte att skicka marknadsföring till dig.

8 TILL VEM LÄMNAR VI VIDARE PERSONUPPGIFTER OCH VAR BEHANDLAR VI DEM GEOGRAFISKT?

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till och behandlas av andra. Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till vårt moderbolag Cocolabel AB och andra bolag ingående i Newbody‑koncernen. Som exempel på tredje parter som vi lämnar ut dina personuppgifter till kan nämnas speditörer i samband med leverans av varor, mediebyråer för distribution av nyhetsbrev, kreditupplysnings- eller inkassobyråer för kreditupplysningskontroller, identitetskontroller och indrivning av fordran samt advokatbyråer för hantering av juridiska frågor i vår verksamhet.

I samband med att du lägger din order till oss lämnar vi ut dina personuppgifter till:

- Bring
- PostNord
- Posti

I det fall du inte betalar din faktura (efter påminnelser) lämnar vi ut dina personuppgifter till Inkasso för indrivning.

Vi lämnar även ut dina personuppgifter till våra samarbetspartners och till våra tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Vi har avtal med våra personuppgiftsbiträden som säkerställer att de behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna policy och våra instruktioner.

Vi kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter som kräver att vi lämnar ut sådana personuppgifter.

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter för att tillåta en fusion, ett förvärv eller en försäljning av alla, eller delar av, Newbodys tillgångar.

Newbody och Newbodys samarbetspartners behandlar, som huvudregel, dina personuppgifter endast inom EU och EES. Skulle personuppgifter behandlas utanför EU och EES, kommer Newbody att vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter att vara lika skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU och EES.

9 HUR LÄNGE BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER FÖR DE OLIKA ÄNDAMÅLEN?

Vi behandlar bara personuppgifter så länge som det finns ett behov av att bevara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna lämnades eller samlades in för. Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för olika ändamål. Detta kan innebära att en uppgift som har tagits bort ur ett system för att den inte längre är nödvändig där och för det ändamålet, kan finnas kvar i ett annat system för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs.

Personuppgifter som Newbody behandlar i syfte att säkerställa att vi kan erbjuda våra tjänster till dig eller din familjemedlem, eller som vi behandlar för att administrera kundförhållanden, beställningar och webbshopar behandlas så länge du eller din familjemedlem har en webbshop hos Newbody. Varje personlig webbshop finns kvar under ett år från din senaste försäljning av våra produkter, om du inte har bett oss att behålla webbshopen och dess innehåll under ytterligare tid. För att administrera kundförhållanden och beställningar behandlar vi personuppgifter om dig som slutkund fram till dess att vi har levererat produkterna till dig.

Hur lång tid vi behandlar dina personuppgifter för marknadsföringsändamål beror på om du har lämnat ditt samtycke till vår behandling eller om vår behandling görs med stöd av intresseavvägning. För dig som har samtyckt till att få direktmarknadsföring, nyhetsbrev och kataloger från oss behandlar vi dina personuppgifter till dess att du avregistrerar dig, återkallar ditt lämnade samtycke (se avsnitt 10 nedan) eller annars ber oss att sluta kontakta dig för detta ändamål. För dig som administratör eller slutkund som inte har lämnat ditt samtycke till att ta emot marknadsföring från oss, men inte heller har meddelat att du inte vill ta emot detta, kommer vi att behandla dina personuppgifter för marknadsföringsändamål under ett år från att ditt kundförhållande med oss upphör. För dig som slutkund innebär det att du kan komma att få marknadsföring från oss under ett år från att vi senast levererade produkter till dig, medan det för dig som administratör innebär att du kan få marknadsföring från oss under ett år från det att din och dina försäljares webbshopar tagits bort. För dig som potentiell administratör behandlar vi dina personuppgifter för marknadsföringsändamål under tre månader från att vi fick tillgång till dem.

Personuppgifter som Newbody behandlar för att fullgöra sina rättsliga förpliktelser gentemot dig, t.ex. uppfylla garanti-, reklamations- eller ångerrättsåtaganden, behandlas under den tid som vi enligt lag eller vårt avtal med dig har dessa rättsliga förpliktelser och åtaganden gentemot dig.

För att utföra kreditkontroller på dig som administratör behandlar vi:

- ditt personnummer till dess att kreditkontrollen är utförd. Härefter kommer vi alltså att radera ditt personnummer ur våra register, vilket innebär att vi kan komma att inhämta ditt personnummer på nytt nästa gång som du ska vara administratör för den skolklass eller ideella förening som du representerar.
- uppgift om din betalningshistorik samt dina eventuella betalningsförsummelser och betalningsanmärkningar under tre år från att fordringen slutligen betalades av dig.
- uppgift om våra eventuella tidigare genomförda kreditupplysningar som berör dig i maximalt tre månader från genomförd kreditupplysning.

De personuppgifter som vi behandlar om dig i syfte att kvalitetssäkra vår verksamhet , såsom inspelning av våra telefonsamtal med dig, sparas i sex månader. Resultatet av våra kundundersökningar redovisas alltid i anonymiserad form, vilket innebär att vi inte behandlar några personuppgifter för detta ändamål efter att vi har skickat personuppgifterna för genomförande av kundundersökningen.

Personuppgifter som Newbody behandlar för bokföringsändamål bevaras i sju år i enlighet med gällande bokföringslagstiftning.

Dina personuppgifter kan komma att sparas under längre tid än vad som anges ovan om det behövs för att följa rättsliga krav eller myndighetsbeslut.

10 DINA RÄTTIGHETER

När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter enligt lag. Observera att utövandet av dessa rättigheter är föremål för vissa krav och villkor som närmare anges i lag (EU:s dataskyddsförordning).

10.1 Din rätt till information och tillgång

Du har rätt att, utan kostnad, skriftligen begära att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig.

Om du inte har grund för din begäran eller din begäran är orimlig, t.ex. om du begär utdrag eller radering ofta och med korta intervaller emellan, får vi antingen vägra att gå din begäran till mötes, eller ta ut en avgift som täcker de administrativa kostnader som din begäran medför för oss.

10.2 Din rätt till rättelse och radering

Om dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att vi rättar eller kompletterar sådana personuppgifter.

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter under vissa omständigheter (vilka anges EU:s databeskyddsförordning). Under förutsättning att din förfrågan faller inom en av dessa omständigheter, kommer vi radera dina uppgifter.

10.3 Din rätt att invända mot direktreklam

Du kan när som helst invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Om du inte vill att vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål ber vi dig att meddela oss detta genom att kontakta oss på våra kontaktuppgifter som anges nedan, se punkt 11. Vi kommer då att upphöra med behandling av dina personuppgifter för detta ändamål.

10.4 Din rätt att kräva begränsning

Under vissa förutsättnings som närmare anges i EU:s dataskyddsförordning, har du rätt att kräva att behandlingen begränsas. Om du har denna rätt, kommer sådana personuppgifter, med undantag för lagring, endast behandlas med ditt samtycke, eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annan fysisk eller juridisk persons rättigheter eller för skäl som rör ett viktigt allmänintresse.

10.5 Din rätt till dataportabilitet

Du har rätt att få ut de personuppgifter som dig och som du har tillhandahållit oss, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig när så är tekniskt möjligt.

10.6 Din rätt att lämna in klagomål

Om du är missnöjd med hur vi behandlat dina personuppgifter ber vi dig att kontakta oss, se våra kontaktuppgifter i punkt 11. Du har även rätt att ge in ett klagomål på vår personuppgiftsbehandling till:

Dataombudsmannens byrå
Bangårdsvägen 9, 00520 Helsingfors
E-post: tietosuoja@om.fi
Telefonväxel: 02956 66700

11 KONTAKTA NEWBODY

Du kan kontakta oss på följande sätt:

– via e-post: infosuomi@newbodyfamily.com
– genom att skriva brev till oss: Newbody Suomi Oy, Regus Alberga Business Center, Bertel Jungin aukio 1, 6 krs. 02600 Espoo

Vi har rätt att ensidigt ändra denna integritetspolicy. De eventuella förändringar som vi gör träder i kraft tidigast 30 dagar efter det att den justerade integritetspolicyn har gjorts tillgänglig för dig på vår Hemsida eller via utskick från oss.